Hasznos tanácsok szervezőknek :)

Eleinte mikor ismerőseink, rokonaink említették, hogy időben neki kell állni a készülődésnek, mi csak legyintetünk, de visszagondolva, örülünk, hogy mégis hallgattunk rájuk, hiszen ahhoz, hogy mindent tökéletesen megszervezhessünk, a számunkra legmegfelelőbb szolgáltatókat lefoglalhassuk, bizony sok időre van szükség. Ezért ajánljuk mindenkinek, hogy az esküvő előtt már jó egy évvel kezdjék el az első munkálatokat. Ezen kívül egy hasznos tanács, ha új ötlet jut eszetekbe a nagy nappal kapcsolatban, azt azonnal jegyezzétek fel a kis “esküvő noteszbe”, nehogy a feledés homályába merüljön.
Javasolt az szervezés kezdetén egy előzetes költségtervet is készíteni, ehhez tanácsos az interneten kutatva az egyes szolgáltatók árait, kínálatát összehasonlítani. Így láthatjuk nagyjából mibe fog kerülni ez a számunka fontos nap. Azt azonban figyelembe kell venni, hogy egy esküvő általában többe kerül, mint amit előzetesen kikalkulálunk, hiszen vannak olyan kiadások amikkel előre nem számoltunk, de azért mi is próbálunk a kereteinken belül maradni.
A költségtervezet és a rendelkezésünkre álló keretet összevetve már tudunk kalkulálni, hogy mi az amit esetleg az igényeink alá kell tolni, és mi az amire kicsit többet költhetünk. Emiatt is fontos, hogy az Interneten böngészve tájékozódjunk az árakról, majd több helyről kérjünk ajánlatot, ezután pedig kerítsünk sort személyes találkozókra is, és csak ezek után foglaljunk le egy adott szolgáltatót. Így elkerülhetjük az a hibát, hogy az elsőre kecsegtető ajánlattal előálló szolgáltatót válasszuk ki horribilis áron, mikor jobbat is találnánk fele annyiért. És persze azzal is számolni kell, hogy a legjobbak hamar elkelnek, így tehát valóban érdemes több időt szánni a dolgoknak.
A költségterven kívül van még két fontos dolog, amit megemlítenénk. Az egyik az előzetes vendéglista a másik pedig a menetrend.
A vendéglistánál ne csak azt írjuk le, hogy XY család, hanem azt is jegyezzük mellé, hogy ahhoz a családhoz hány fő tartozik, akiket meghívunk. Írjuk fel külön a felnőtteket, a gyerekeket és a szolgáltatókat. Ez az előzetes vendégszám azért fontos, mert e nélkül nem is tudunk neki kezdeni a szervezésnek. Hiszen helyet úgy kell foglalnunk, hogy mindenki elférjen, ételt és italt úgy kell rendelni, hogy mindenkinek bőven jusson, hiszen az a legborzasztóbb, hogy valaki éhesen megy haza egy lakodalomról…hallottunk már ilyenről, és elképedtünk…na mi ezt nem szeretnénk. Ezen kívül a meghívók szempontjából is fontos a meghívottak száma, mert tudnunk kell hányat készíttessünk. A gyerekek és szolgáltatók száma csak annyiból számít, hogy hány fő kedvezményes fogyasztással számolhatunk, de ez az elején még nem is annyira fontos. Az azonban már igen, hogy külön vezessük azokat, akiket csak a ceremóniákra hívunk meg, és külön azokat, akiket a vacsorára, a lakodalomba is.
A menetrendet azért javasolnánk, mert így lépésről-lépésre tudjuk követni, hogy mi az, amit már elintéztünk, és milyen feladatok vannak még hátra a nagy napig. Tehát lényegében azt mutatja, hogy hogyan is állunk a szervezésben. Sokat segít, higgyétek el.

Segítségként a költségtervhez (amit mi figyelembe vettünk):

- Terembérleti díj
- Étel/fő
- Ital/fő (mert mi mindent vihetünk az étterembe)
- Szolgáltatók tarifái (zenekar, vőfély, fotós, videós, dekoros)
- Buszbérlés a vendégek szállításához
- Menyasszonyi torta, egyéb torták, sütemények
- Dekoráció(polgári, egyházi, éttermi, autó, szülői házak)
- Csokrok(menyasszonyi, dobó, koszorúslányok, szülőköszöntő, kitűzők)
- Karikagyűrűk és gyűrűpárna
- Meghívók, ültetőkártyák
- Köszönetajándékok
- Legény- és leánybúcsú
- Ceremónia költségek
- Menyasszonyi ruha, menyecskeruha, koszorúslány ruhák, vőlegény ruha és kiegészítőik
- Frizura, smink, manikűr
- Egyéb költségek

Egy kis ízelítő

Amikor az esküvő gondolata először felütötte a fejét nálunk, csak álmodozgattunk a nagy napról, majd az álmodozást felváltották a kész tettek, hiszen úgy döntöttünk magunk vágunk bele a szervezésbe, mindent magunk intézünk, külső segítség igénybevétele nélkül.
A kezdeti lelkesedést azonban hamar felváltotta a pánikhangulat, hiszen több helyen is falakba ütköztünk (nem volt a vendégkapacitásunknak megfelelő hely, ami lett volna annak is bizonytalan a jövőbeni működése, stb…), és rádöbbentünk, hogy rengeteg dologra kell odafigyelni az idő pedig kevés (pedig 10 hónap volt hátra), és egyáltalán hogy is kellene nekikezdeni?!?
Annak ellenére, hogy rendelkezünk némi rendezvényszervezői tudással (jómagam, a menyasszony, többek közt ezt is tanultam az egyetemen), mégis sokszor úgy éreztük (biztosan még fogjuk is), feladjuk, ez túl bonyolult és a munka mellett nem tudjuk egyedül megoldani. De aztán mégis erőre kaptunk és újult erővel belemerültünk a nagy munkába.
Most ott tartunk, hogy a szolgáltatóink nagy részét lefoglaltuk, már csak “apróbb” feladatok választanak el bennünket a felhőtlen boldogságtól, na és persze 8 hónap.
A blog többek közt azért is született, hogy segítséget és biztatást nyújtsunk azoknak, akik szintén erre a feladatra vállalkoznak és önálló gondolataikat, akaratukat szeretnék beleszőni a szervezésbe.
A sok feladat és bonyodalom ellenére is elmondhatjuk, nem bántuk meg, hogy belevágtunk a szervezésbe, így bátran ajánljuk mindenkinek ezt a feladatot, hiszen nem csak érdekes, de klassz közös program is. De azért figyeljünk oda, nehogy kikaparjuk egymás szemét.

Esküvőre zenekar? Hogyan válasszuk ki?

Telik az idő. Ha belekerülünk az esküvői készülődésbe, akkor felállítunk egy menetrendet, tervezési sorrendet. Itt elsősorban az időrendi tevékenységek vannak feltüntetve.
Mi is egy ilyen alapján indultunk el. Személy szerint megleptem kedvesem Rátkai Tímea legújabb esküvői könyvével. :) Több forrásból is tapasztalhattuk, hogy érdemes saját magunkhoz igazítani ezt a menetrendet, hol előbbre hozni, hol ráérősen kitolni eseményeket, mint ahogy azt leírják a különböző olvasmányokban, fórumokon. Ilyennel sok esküvői honlapon találkozhatunk, például: kiralyrozsaja.hu. De létezik külön erre alkalmas program is (oltarelott.hu).
Mivel a helyszínt sikeresen felderítettük és gondosan kiválasztottuk így következhetett sorrendben a lakodalom jókedv felelősei: a zenészek és a vőfély megtalálása. Számba vettük az ismerősök ajánlásait és az internet keresési találatait. Sorban kiküldtük az e-maileket ajánlatkérés céljából, ahonnan a talpraesettebbek mindjárt meg is tiszteltek válaszaikkal. A zenekaroktól, zenészektől kapott ajánlatokat szintén összevetettük és számoltunk, miközben meghallgattuk demójukat, klipjeiket.
A pár napos várakozás és filozofálás után telefonon is felvettük a kapcsolatot a kiválasztottakkal. Szerencsénkre, bár inkább a tudatos tervezésünknek és a szerelmi lelkesedésünknek köszönhetően sikerült megtalálni a nekünk valót. :) A telefonos egyeztetést követte a személyes megbeszélés is, ahol sok újabb ötlettel gazdagodhattunk és egyből tudtuk, hogy kik fognak zenélni a lakodalmunkon.
Itt megjegyzem, hogy érdemes elmenni meghallgatni élőben is a zenekart, együttest és kikérni a referenciákat, ha azt amúgy nem reklámozná az együttes.
Mivel még viszonylag odébb lesz a nagy napunk ezért, ha időben megvan a szolgáltató, célszerű egy szerződést is kötni velük. Így egyfajta garanciát kapunk arra vonatkozóan, hogy a tervezett időpontban lesz aki gondoskodjon a megfelelő szolgáltatásról, példánknál maradva, lesz aki zenél az esküvőnkön, mulattatja a násznépet.

A gondos előkészületnek köszönhetően, vagy talán a véletlennek köszönhetően egyúttal megtaláltuk a vőfélyünket is. Először kételkedtünk abban, hogy a zenész lássa el a vőfély dolgát is, de a Bakonyvári Duó oszlopos tagjának köszönhetően, és természetesen mások véleménye szerint is eloszlattuk azt a kételyt, hogy úgy nem lehet jó a mulatság. Utólag belegondolva, tuti lesz, hogy a zenekar és a vőfély össze fog tudni dolgozni, mindezt a mi jó és vidám hangulatunkért.

Érdemes 9-10 hónappal, vagy akár egy évvel az esküvő előtt lefoglalni a szolgáltatást, hisz az általunk választott időpontot nem azért tűztük ki magunknak, hogy másokhoz igazodjunk, hanem magunk miatt, és nem utolsósorban, a jobbak hamarabb elkelnek. :)

Nem állunk meg. Jöhet a fotós és videós kiválasztása. :)